Rechnung schreiben in Österreich: Pflichtangaben für Unternehmer

Eine gute Rechnung ist klar, vollständig und schnell prüfbar. Für Unternehmer in Österreich zählt vor allem: Der Kunde muss die Leistung verstehen, der Betrag muss nachvollziehbar sein und die gesetzlich relevanten Angaben müssen sauber am Dokument stehen.

Das Wichtigste kurz:

• Pflichtangaben nach § 11 UStG: Name, Adresse, UID-Nummer, Leistungsdatum, Rechnungsnummer und Steuerbetrag
• Rechnungen bis 400 € brutto dürfen vereinfacht (ohne Empfängerangabe) ausgestellt werden
• Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, brauchen aber den gesetzlichen Hinweis
• Eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer ist Pflicht — kein freies Schema, aber frei wählbares Format

Praxisregel: Je weniger der Kunde nachfragen muss, desto schneller wird eine Rechnung geprüft, freigegeben und bezahlt.

Pflichtangaben auf einer Rechnung

Für eine ordnungsgemäße Rechnung nach österreichischem Umsatzsteuerrecht gehören insbesondere diese Angaben auf das Dokument:¹

• Name und Adresse des leistenden Unternehmens
• Name und Adresse des Kunden
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
• Entgelt, Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag
• Ausstellungsdatum
• fortlaufende Rechnungsnummer
• UID-Nummer des leistenden Unternehmens

Bei Rechnungen über mehr als 10.000 Euro kann zusätzlich die UID-Nummer des empfangenden Unternehmens erforderlich sein, wenn die Leistung an einen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird.¹

Rechnungsnummern nicht improvisieren

Eine fortlaufende Rechnungsnummer hilft dir, Belege sauber zu ordnen. Wichtig ist nicht, dass jede Nummer perfekt aussieht, sondern dass sie eindeutig ist und zu deinem System passt. Ein einfaches Schema wie 2026-0001, 2026-0002 ist oft verständlicher als kreative Mischformen.

Leistungszeitraum konkret machen

Viele Rückfragen entstehen, weil nur ein allgemeiner Leistungstext eingetragen wird. Besser ist eine Kombination aus Leistung und Zeitraum:

• "Grafikdesign für Landingpage, Leistungszeitraum Mai 2026"
• "Wartung Webshop, 8 Stunden, erbracht am 03.06.2026"
• "Beratung zur Angebotsstruktur, Termin am 09.06.2026"

So kann der Kunde die Rechnung leichter einer Bestellung, einem Projekt oder einem internen Freigabeprozess zuordnen.

Kleinbetragsrechnung: wann weniger Angaben reichen

Wenn der Bruttobetrag einer Rechnung 400 Euro nicht übersteigt, ist in Österreich eine vereinfachte Rechnungslegung möglich. Dann können bestimmte Angaben wie Name und Adresse des Leistungsempfängers, laufende Rechnungsnummer und UID-Nummer entfallen.²

Trotzdem lohnt sich ein vollständiger Beleg oft auch bei kleinen Beträgen. Ein einheitlicher Ablauf spart später Zeit, vor allem wenn du mehrere Kunden, wiederkehrende Leistungen oder projektbezogene Auswertungen hast.

Häufige Fehler

Fehler	Besserer Ablauf
Leistung nur grob beschreiben	konkrete Leistung und Zeitraum angeben
Rechnungsnummer manuell doppelt vergeben	Nummern automatisch oder nach fixem Schema erzeugen
UID oder Adresse vergessen	Stammdaten vor dem Versand prüfen
Umsatzsteuer falsch behandeln	Steuerlogik und Kleinunternehmerstatus vorab klären

Fazit

Eine Rechnung muss nicht kompliziert sein. Sie braucht vollständige Stammdaten, eine klare Leistungsbeschreibung, einen nachvollziehbaren Betrag und ein Nummernsystem, das du dauerhaft durchhältst. Genau dafür lohnt sich ein ruhiger, wiederholbarer Rechnungsprozess.

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Häufige Fragen

Was muss auf einer Rechnung in Österreich stehen? Pflichtangaben nach § 11 UStG sind: Name und Adresse beider Parteien, Leistungsdatum, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Steuersatz, Umsatzsteuerbetrag, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer und UID-Nummer des Ausstellers.

Ab wann brauche ich eine UID-Nummer auf der Rechnung? Als regelbesteuernder Unternehmer immer. Als Kleinunternehmer brauchst du keine UID-Nummer, solange du keine innergemeinschaftlichen Leistungen erbringst. Bei Rechnungen über 10.000 € an andere Unternehmer kommt die UID-Nummer des Empfängers dazu.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung? Eine Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Rechnung für Beträge bis 400 € brutto. Du kannst dabei Name und Adresse des Empfängers, die Rechnungsnummer und die UID-Nummer weglassen — Datum, Leistung, Steuersatz und Bruttobetrag müssen aber trotzdem drauf.

Muss ich als Kleinunternehmer eine andere Rechnung schreiben? Ja. Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus, sondern schreibst stattdessen einen Hinweis wie „Umsatzsteuerfrei gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG" auf die Rechnung. Einen Steuerbetrag darfst du nicht ausweisen.

Wie vergebe ich Rechnungsnummern richtig? Die Nummer muss fortlaufend und eindeutig sein. Ein einfaches Schema wie 2026-0001 funktioniert gut. Doppelte Nummern oder Lücken solltest du vermeiden — nicht weil es verboten ist, aber weil du bei einer Betriebsprüfung alles erklären musst.

Muss ich Rechnungen unterschreiben? Nein. Eine Unterschrift ist in Österreich keine Pflichtangabe auf einer Rechnung. Viele machen es trotzdem aus Gewohnheit — rechtlich notwendig ist sie nicht.

Footnotes

1. Unternehmensserviceportal, "Formerfordernisse einer Rechnung", zuletzt aktualisiert am 1. Jänner 2026: https://www.usp.gv.at/themen/steuern-finanzen/umsatzsteuer-ueberblick/weitere-informationen-zur-umsatzsteuer/vorsteuerabzug-und-rechnung/formerfordernisse.html ↩ ↩²

2. Unternehmensserviceportal, "Kleinbetragsrechnungen", zuletzt aktualisiert am 1. Jänner 2026: https://www.usp.gv.at/themen/steuern-finanzen/umsatzsteuer-ueberblick/weitere-informationen-zur-umsatzsteuer/vorsteuerabzug-und-rechnung/kleinbetragsrechnungen.html ↩